Automatisering av arbeidsprosesser
De interne prosessene som er verdt å automatisere, finnes som regel bare hos dere. De har vokst fram over år, har sine egne unntak, og ingen standardløsning er laget for dem. Det er dem vi bygger for.
Hva det handler om
Ferdige verktøy dekker det som er likt i alle bedrifter. Tiden forsvinner i det som ikke er likt: overleveringen mellom to avdelinger, regelen som bare gjelder for én type kunde, regnearket som holder det hele sammen. Derfor er det meste vi automatiserer skreddersydd.
Gevinsten ligger nesten alltid i en prosess med mange små ledd. Hvert ledd tar noen minutter, ingen av dem virker verdt å gjøre noe med, og til sammen spiser de en stilling.
Vi starter med å kartlegge hvordan prosessen faktisk gjøres, sammen med dem som gjør den, og bygger automatiseringen rundt reglene og unntakene dere har. Prosessautomatisering kan gjelde økonomi, salg, kundeservice og administrasjon, og der faste regler ikke strekker til, for eksempel når tekst skal leses, sorteres eller skrives, tar vi i bruk AI.
Slik gjøres rutinen i dag
- Hent ut tallene
- Tast dem inn et annet sted
- Send videre til rett person
- Følg opp manuelt
Hvert steg venter på at en person gjør det
Etter at den er satt opp
Systemet gjør alt dette selv:
- Henter ut tallene
- Registrerer dem et annet sted
- Sender videre til rett person eller system
- Følger opp uten at noen må huske det
Dere gjør ingen av stegene lenger, dere ser bare resultatet
Hva vi automatiserer
Hver prosess er ulik, men noen områder går igjen. Hvert av dem har sin egen side med eksempler og vanlige spørsmål.
Kjenner du deg igjen?
Er svaret ja på ett av punktene under, finnes det som regel noe å hente.
- 01
Den samme informasjonen tastes inn to steder
Noen leser av ett system og skriver det inn i et annet. Det er den tydeligste indikasjonen på at det finnes noe å hente.
- 02
Rapporten lages for hånd hver måned
Tall hentes ut, limes inn i et regneark og formateres på nytt. Like mye arbeid hver gang, med samme resultat.
- 03
Prosessen stopper når noen er borte
Setter ferie eller sykdom en rutine på vent, ligger rutinen på et menneske i stedet for i et system.
- 04
Oppfølging skjer når noen husker det
Purringer og påminnelser ligger i hodet på noen eller på en huskeliste, og går ut når det passer.
Dette får dere
Vi starter alltid med en uforpliktende gjennomgang. Den koster ingenting, og dere står fritt til å takke nei etterpå.
- Kartlegging av hvor timene faktisk går
- Estimat på omfang og kostnad før vi begynner
- Løsningen satt i drift, ikke bare levert
- Kildekode og dokumentasjon, dere eier alt
Spørsmål om effektivisering
01
Hvordan fungerer automatisering av arbeidsprosesser?
Vi kartlegger først hvordan rutinen gjøres i dag, steg for steg. Deretter bygger vi en løsning som tar de faste stegene selv: henter data der den ligger, behandler den etter reglene dere allerede bruker, og leverer resultatet dit det skal. Der det trengs et menneskelig skjønn, går saken videre til rett person.
02
Hvilke arbeidsprosesser kan automatiseres?
De som gjentar seg og følger faste regler. Typiske eksempler er fakturering, rapportering, skjemabehandling, kundeoppfølging og bookingbekreftelser. Leser noen av ett system og skriver det inn i et annet, er det nesten alltid en kandidat. Oppgaver som krever skjønn beholder dere, men tastingen rundt dem kan som regel tas bort.
03
Hva om prosessen vår er helt spesiell?
Det er det vanligste utgangspunktet. De fleste bedrifter har rutiner som har vokst fram over år, og som ingen standardløsning er laget for. Vi kartlegger hvordan dere faktisk jobber, og bygger automatiseringen rundt det, i stedet for å presse dere inn i et verktøy.
04
Må vi bytte ut systemene vi bruker i dag?
Som regel ikke. Vi bygger automatiseringen rundt systemene dere allerede har, så arbeidsdagen ser lik ut, bare med færre manuelle ledd. Står et system faktisk i veien, sier vi det før vi begynner.
05
Hvorfor ikke bare bruke Zapier eller Power Automate?
Til enkle koblinger er de ofte gode nok, og da sier vi det. Når prosessen har mange unntak, krever egne regler eller må tåle feil uten å miste data, blir en skreddersydd løsning mer robust og ofte billigere i lengden.
06
Bruker dere AI i automatiseringen?
Der det gir gevinst. Faste regler løser mye, og er billigere og mer forutsigbare. AI tar vi i bruk når informasjonen ligger i fritekst, som e-post, fakturaer og dokumenter som må leses, sorteres eller skrives.
07
Hva koster det å automatisere en rutine?
Prisen følger omfanget: hvor mange ledd prosessen har, og hvilke systemer som er involvert. Vi starter med en gjennomgang som ikke koster noe, og gir et estimat før arbeidet begynner. Da kan dere veie kostnaden mot timene som spares.
Skal vi se på hva som tar tid hos dere?
Fortell kort hvordan dere jobber i dag, så sier vi ærlig fra om det er noe vi kan løse. Er svaret nei, sier vi det også.
Ta kontaktNeste tjeneste